采购总览 · 从需求到付款 P07 · 采购域 P2P
P2P（Procure to Pay）是采购域的主干流程，也是内控审计最关注的一条链。 理解它的关键是抓住两点：单据链不断裂、三单匹配能对上。
P2P 八步全流程、每步产生的单据与责任岗位、四种采购方式的适用门槛、三单匹配与差异处理。
PR 采购申请、RFQ 询价、PO 采购订单、GR 收货单、三单匹配（PO/GR/Invoice）、暂估入库、容差 Tolerance。
把采购流程做成「一张采购单走到底」。收货、质检、发票必须与订单行一一对应，否则出现部分收货、分批到货、价格差异时系统无法核销，最后只能线下对账。
1. P2P 全流程（8 步）
点击播放，逐步查看每个环节| 步骤 | 单据 | 操作岗位 | 关键字段 | 产生的状态变化 |
|---|---|---|---|---|
| 01 | PR 采购申请 | 需求部门 / 计划 | 物料、需求数量、需求日期、成本中心、预算科目 | 预算占用 |
| 02 | RFQ 询价单 / 报价 | 采购专员 | 供应商名单、报价单价、有效期、交期、付款条件 | 形成比价记录 |
| 03 | PO 采购订单 | 采购专员 / 审批人 | 头：供应商/币种/付款条件/税率；行：物料/数量/单价/交期/收货仓库 | 在途数量增加 |
| 04 | 订单确认 / 变更单 | 供应商 / 采购 | 确认交期、变更数量、变更原因 | 更新预计可用量 |
| 05 | GR 收货单 | 仓储 | PO 号、行号、实收数量、批次、库位、签收人 | 在途转在库（未质检） |
| 06 | IQC 检验单 | 质检 | 抽样数、合格数、缺陷代码、处置结论 | 非限制库存可用 |
| 07 | 发票校验 | 财务应付 | 发票号、金额、税率、匹配结果、差异原因 | 生成应付账款 |
| 08 | 付款单 | 财务 | 付款方式、账期、折扣、银行流水 | 应付清账 |
2. 为什么采购订单要分「头」和「行」
订单头 Header（整单唯一）
- 供应商
- 决定价格来源、付款条件、币种
- 采购组织/公司
- 决定法人主体与账套
- 付款条件
- 月结 30 / 60 天、预付比例
- 税率与币种
- 影响含税单价与结算金额
- 审批流
- 按金额 + 品类决定审批路径
订单行 Item（可多行）
- 物料编码
- 与主数据关联，决定单位与换算
- 数量与单位
- 采购单位可能与库存单位不同
- 单价
- 来自价格主数据或本次比价结果
- 交期与行交期
- 允许同一张单分批到货
- 收货仓库/库位
- 决定入库去向与库存归属
3. 四种采购方式与适用门槛
点击切换查看金额大合规要求高周期长
适用：金额超过阈值（如 ≥ 200 万）、技术方案复杂、或法规要求必须招标的项目。
流程：发标 → 供应商投标 → 开标（系统留痕）→ 评标（技术标 + 商务标，评委打分）→ 定标 → 公示 → 签约。
系统要点：投标文件加密、开标时间锁定、评委打分留痕、全程可审计。这也是审计最严的一类采购。
常用效率与合规平衡
适用：中等金额（如 20–200 万）、有多家合格供应商的标准品。
流程：选 3 家以上 → 统一下发询价单 → 供应商在线报价 → 系统生成比价表 → 按规则（最低价/综合评分）定标 → 审批。
系统要点：报价截止时间统一、报价不可事后修改、比价表自动排序、历史价格可对比（防止虚高）。
小额高频效率优先
适用：小额（如 < 20 万）、常规物料、已有框架协议的重复采购。
流程：电话/线上问价 → 录入报价 → 直接下单（可简化审批）。
系统要点：支持框架协议（合同）+ 释放单模式：一次谈好价格，之后按需释放，避免每次重复询价的低效。
需强理由风险高
适用：独家专利/唯一代理、紧急抢修、与原系统配套的扩容、客户指定供应商。
流程：填写单一来源说明 → 附证明材料 → 升级审批（通常到总监/总经理）。
系统要点：必须强制填写理由并上传附件，且进入高风险采购清单供审计抽查。这类单是舞弊高发区，系统设计上要留足证据链。
4. 三单匹配：采购内控的核心关卡
数量匹配
发票数量 ≤ 收货数量 ≤ 订单数量。少收（短装）按实收付款；多收需有超交容差协议，否则拒收。
价格匹配
发票单价必须等于订单价（或框架协议价）。差异通常是含税/不含税理解不一致，或供应商私自涨价。
金额匹配
金额 = 数量 × 单价 × (1+税率)，并允许容差（如 ±1% 或 ±¥100），用于消化尾差与汇率波动。
票到货未到 / 货到票未到，系统怎么处理？
- 货到票未到（GR/IR 差异）：做暂估入库——按订单价暂估入账，发票到后冲回暂估、按实际金额入账。系统需维护「已收货未开票」清单，便于催票。
- 票到货未到：发票先挂在途物资/预付账款，等收货后再匹配核销。实务中多数企业要求「先验货后收票」以规避风险。
- 月末关账：财务需要「已收货未开票」明细做暂估，所以采购系统必须能按供应商导出这张表——这是采购与财务最容易扯皮的接口。
5. 采购域关键指标
只考核「采购降本率」，采购会倾向选低价劣质供应商、或者大批量囤货锁价 —— 结果来料合格率下降、呆滞上升。 所以降本必须和质量、交付、库存周转绑在一起考核（见 P28）。